Работоспособность человека зависит не только от удобства его рабочего места. Эффективную работу современного офиса нельзя представить без техники – оборудования, облегчающего и ускоряющего делопроизводство.
Правильный подбор офисной техники способен улучшить производительность труда и сделать работу работы коммерческой структуры эффективнее. За счет оптимизации и ускорения документооборота высвобождается время, которое можно направить на развитие бизнеса.
Выбирать технику следует исходя из реальных потребностей, но в ряде случаев оправдано приобретение устройств, способных работать с "тяжелым" программным обеспечением. Если компания занимается проектированием, или предполагается использование графических программ, офисный компьютер должен быть достаточно производительным, чтобы решать поставленные задачи.
Одно из самых важных устройств – принтер. Если офис небольшой, то вполне достаточно струйного и лазерного устройства, но существуют многофункциональные устройства (МФУ), объединяющие в себе принтер, сканер, факс и копир. Такой подход позволяет сэкономить офисное пространство и, что важно при открытии бизнеса – обойдется дешевле, нежели приобретение отдельных устройств. Кроме этого, МФУ имеют низкую себестоимость копии, возможность двухсторонней печати и настройки подключения по сети.
В случае значительного объема документооборота, а также ради сохранения коммерческой тайны предприятия, специалисты рекомендуют купить уничтожитель бумаги. Шредер обеспечит сохранность информации внутри компании, а заодно поддержит порядок в офисе.
Задача экономии офисных расходов должна решаться заранее. Чтобы иметь большую гибкость и сократить время на изготовление рекламы, оправдано приобретение широкоформатного принтера или плоттера. Компания сможет оперативно изготавливать наглядные материалы большого формата или выпускать каталоги товаров: для этого понадобятся брошюровщики (переплетные машины). Покупка переплетной машины так же оправдана при подготовке документов к сдаче в архив.
Одним из устройств, прописавшимся в современных офисах, стал планшетный компьютер. Его применение оправдано при работе вне стен компании торговым представителем или менеджером для демонстрации возможностей компании.
Не стоит забывать и о бытовых приборах: хороший чайник, микроволновая печь, кулер и небольшой холодильник позволят сотрудникам меньше тратить времени на организацию приема пищи. Правда, в этом случае приготовление еды и обед желательно разместить в отдельной комнате.
Как показывает практика, покупку офисной техники лучше всего делать в компаниях, специализирующихся на поставке компьютеров и периферийных устройств. Отличные возможности для выбора техники предоставляют интернет-магазины: например, специализированная площадка ОфисМаг позволяет не только подобрать нужный тип устройства, но и организовать его доставку в офис. Безусловно, это удобно, экономит время и позволяет купить оборудование дешевле, нежели в точках розничных продаж.
