Участники рынка грузоперевозок начали подготовку к переходу на обязательное оформление транспортных документов в электронном виде. Одним из ключевых вопросов для компаний становится возможность обмена документами между разными операторами электронного документооборота – без необходимости подключать все сервисы одной экосистемы.
С 1 сентября 2026 года в России должен вступить в силу новый порядок работы с электронными перевозочными документами. Изменения затронут перевозчиков, грузовладельцев, экспедиторов и других участников транспортной цепочки. Компании уже сейчас оценивают, какие технические решения потребуются для бесперебойного обмена документами с контрагентами.
По данным Федеральной налоговой службы, после перехода на новый порядок в электронном виде должны оформляться транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, экспедиторские документы, а также ряд документов в отдельных видах перевозок. Новые требования направлены на повышение прозрачности грузовых операций и сокращение бумажного документооборота.
Разные операторы ЭДО должны работать в едином информационном поле
Одна из практических задач для бизнеса связана с тем, что участники перевозок используют разные системы электронного документооборота. Крупные компании могут работать через собственные решения или популярных операторов ЭДО, тогда как небольшие перевозчики часто выбирают другие сервисы.
Чтобы обмен документами не зависел от выбранной платформы, применяется технология взаимодействия между операторами. Такой формат позволяет организациям отправлять и получать электронные документы через разные системы без перехода всех участников на одного поставщика услуг.
Настройка роуминга ЭДО становится одним из важных этапов подготовки компаний к работе в новом формате. Для этого организациям необходимо получить идентификаторы участников электронного документооборота, предоставить согласие на передачу данных и настроить обмен с контрагентами.
Электронные документы меняют привычную работу перевозчиков
Переход на цифровой формат затронет не только крупные транспортные компании. Для небольших перевозчиков и индивидуальных предпринимателей изменение процессов также потребует подготовки: потребуется использовать квалифицированную электронную подпись, подключиться к оператору ЭДО и проверить взаимодействие с основными заказчиками.
Эксперты рынка электронного документооборота отмечают, что наиболее сложным этапом станет не сама отправка документов, а настройка процессов между большим количеством участников. В одной перевозке могут одновременно участвовать грузоотправитель, транспортная компания, экспедитор, получатель и несколько подрядчиков, работающих в разных информационных системах.
При отсутствии заранее настроенного обмена возможны задержки при согласовании документов и закрытии перевозок. Поэтому компании начинают проверять совместимость используемых решений заранее.
Подготовка к новым требованиям идет заранее
Федеральная налоговая служба указывает, что переход на обязательный электронный документооборот в сфере перевозок потребует от бизнеса технической готовности и взаимодействия с операторами информационных систем.
В Минтрансе также проводят работу по подготовке отрасли к внедрению электронных перевозочных документов. В обсуждениях участвуют представители государственных органов, операторов информационных систем и транспортного бизнеса.
Для участников рынка главным вопросом остается не только соблюдение новых требований, но и сохранение привычной скорости работы. Электронный обмен должен позволить быстрее оформлять перевозки, сокращать количество ошибок при заполнении документов и уменьшать затраты на обработку бумажных носителей.
Что изменится для грузовладельцев и перевозчиков
После перехода на новый порядок компаниям придется пересмотреть внутренние процессы работы с документами. Грузовладельцам потребуется убедиться, что их системы могут принимать электронные документы от разных контрагентов. Перевозчикам – проверить подключение к необходимым сервисам и возможность обмена с заказчиками.
По оценкам участников рынка, наиболее востребованными станут решения, которые позволят работать с несколькими операторами ЭДО одновременно. Это снизит зависимость компаний от одной платформы и упростит взаимодействие внутри транспортных цепочек.
До вступления новых правил остается время для тестирования систем и настройки обмена. Компании, которые заранее проверят техническую готовность, смогут избежать перебоев при переходе на обязательный электронный формат работы.
