Недостатки бумажного документооборота широко известны. Подделка подписей, забитые бумагами стеллажи, ситуации, когда приходится перерыть сотни папок, чтобы найти один нужный документ, необходимость подолгу стоять в очереди с платежным поручением или отчетом в руках – многим людям это знакомо, и бизнесменам в первую очередь.
Один из вариантов решения проблемы – использование электронных цифровых подписей. Юридическая сила у них такая же, как у обычных подписей, но возможностей несоизмеримо больше.
Насколько безопасна электронная подпись
ЭЦП не только удостоверяет документ, но еще и защищает его от изменений. При ее использовании устанавливается логическая связь содержания документа с ключами и подписью. Если эта связь нарушится, документ уже не будет признан законным и целостным. Это значит, что ни один участник сделки не сможет внести изменения в подписанный договор или другие документы.
Кроме того, подделать ЭЦП невозможно, в отличие от обычной подписи и печати. Ее использование абсолютно безопасно.
В чем польза ЭЦП для бизнеса?
Применение электронной цифровой подписи решает несколько бизнес-задач:
• Дает возможность принять участие в электронных торгах, в том числе на государственных площадках. Без ЭЦП получить доступ к ним нельзя.
• Позволяет внедрить электронный документооборот вместо бумажного. Во-первых, это упрощает поиск нужных бумаг и избавляет от затрат на содержание архивов. Во-вторых, дает представителям разных филиалов компании возможность быстро получать доступ к нужным документам.
• Сокращает расходы времени и денег при сдаче отчетов. Отправлять документы в ФНС, ПФР и другие инстанции можно за несколько секунд, не пользуясь услугами курьеров или почтовой службы.
• Упрощает заключение сделок. Нет необходимости отправляться в командировку каждый раз, когда нужно заключить договор с бизнес-партнером из другого города или страны.
Электронный документ, подписанный ЭЦП, является полноценным доказательством и может использоваться в суде.
Как получить ЭЦП
Выдавать сертификаты, которые позволяют пользоваться электронной подписью, могут только специализированные удостоверяющие центры с лицензией ФСБ. Обычно получение электронной подписи для юридических лиц или ИП занимает несколько часов.
Чтобы оформить ЭЦП, нужно обратиться в удостоверяющий центр и предоставить:
• Документ, подтверждающий личность заявителя. Можно предъявить нотариально заверенную копию.
• Свидетельство о постановке на учет в налоговой службе или его нотариально заверенную копию.
• Выписку из ЕГРЮЛ.
• Заявление на получение ЭЦП. Оформляется на месте.
Важный момент: электронная цифровая подпись выдается не компании, а ее представителю. Это может быть генеральный директор, главный бухгалтер или другой сотрудник. При необходимости можно оформить доверенность на использование ЭЦП. Это актуально во многих ситуациях: например, если владелец подписи окажется на больничном или уйдет в отпуск, другой сотрудник компании сможет подписывать документы вместо него.
Как правило, электронную цифровую подпись выдают на год. По истечении срока ее нужно перевыпускать. Сделать это можно в том же удостоверяющем центре, где ее оформляли, или в любом другом.
