При организации идеального делового путешествия нужно учесть интересы участников, цель поездки и все существующие ограничения. Это поможет определиться с маршрутом, транспортом и местом размещения.
Деловые путешествия — это командировки, поездки на встречи с клиентами и партнерами, посещения отраслевых выставок, конференций и форумов. Мерой оценки качества организации таких путешествий является минимально возможное время в пути и оптимальный для подготовки к посещаемому мероприятию вид транспорта.
Чаще всего предприниматели и топ-менеджеры предпочитают перелеты, на втором месте по популярности поезда, на третьем — автомобили и автобусы. Причем частный групповой чартер чаще выбирают для посещения масштабных событий, посещения важных встреч и корпоративных туров, тогда как перелеты в бизнес-классе регулярных рейсов — для bleisure-поездок.
Составляющие идеального делового путешествия
В общем виде планирование деловой и развлекательной поездки мало чем отличается. Для организации идеального делового путешествия нужно следовать чек-листу:
• Спланировать маршрут и программу;
• Подготовить документы;
• Организовать транспорт, в том числе для поездок по месту прибытия;
• Забронировать место размещения;
• Составить расписание с учетом риска возникновения непредвиденных ситуаций;
• Непосредственно перед выездом проверить исправность технических средств.
Главная особенность, отличающая поездку по делам бизнеса от неделовой, в том, что время в пути зачастую тоже приходится тратить на работу в том или ином виде. В командировках и по пути на отраслевое мероприятие предприниматели готовят презентации, участвуют в созвонах, собирают и анализируют данные, проводят дистанционные встречи и т. д.
Все это делает обязательным требованием наличие качественной связи и интернета на всем протяжении путешествия, что возможно только на борту бизнес-джетов и в некоторых скоростных поездах.
Организационные нюансы
• Чтобы организовать идеальное деловое путешествие, нужно всегда начинать с определения ключевой цели, задач и ограничений. Именно от них будет зависеть выбор транспорта, маршрута и места размещения. Например, когда ключевая цель — добраться до места как можно быстрее, то в приоритете скорость и подойдет любой транспорт и отель в точке назначения, которые отвечают персональным критериям комфорта и доступны здесь и сейчас.
• Готовить документы для участников деловой поездки по возможности лучше сразу в бумажном и электронном виде. Одновременно с этим полезно на всякий случай подыскать и взять на заметку самый быстрый из имеющихся способ доставки корреспонденции в конечную точку поездки.
• Смена транспорта в поездке — это стресс, поэтому пересадок по пути следования желательно избегать. Планировать маршрут желательно с упором на комфорт, это позволит участникам путешествия прибыть на запланированное мероприятие подготовленными и отдохнувшими.
• В расписание следует закладывать как можно больший запас времени на отдых и разного рода непредвиденные обстоятельства. Так из-за автомобильной пробки или проблем с вызовом такси не придется опаздывать на встречу, ради которой проделан путь в тысячи километров.
Главное в организации деловой поездки — целеполагание и планирование. Один и тот же бюджет можно потратить по-разному на поездку в одну и ту же локацию, но с разными целями. При прочих равных оптимальным способом добираться куда-либо по работе дальше соседнего города всегда будет перелет.
И, конечно же, важно правильно составлять расписание, чем менее плотным оно будет, тем меньше риск куда-то не успеть или что-то забыть в спешке.
